BAS Документообіг. КОРП

BAS Документообіг. КОРП

Продукт "BAS Документообіг. КОРП" орієнтований на бюджетні установи, а також на середні і великі комерційні підприємства. 

Прикладне рішення підходить для підприємств, що використовують у своїй роботі великий обсяг документообігу. 

Рішення дозволяє скоротити час при реєстрації документів, обробці і зберіганні документів. 

Система дозволяє уникнути втрат оригіналів, а також забезпечує пошук документів в режимі on-line.

Основні можливості "BAS Документообіг. КОРП"

1. Функціональні можливості "BAS Документообіг КОРП";
2. Управління бізнес-процесами та колективна робота;
3. Управління проектною діяльністю в системі «BAS Документообіг КОРП»;
4. Регламентація процесів організації заходів у «BAS Документообіг КОРП»;
5. Організація щоденної оперативної діяльності в «BAS Документообіг КОРП»;
6. Механізми пошуку інформації в системі «BAS Документообіг КОРП»;
7. Застосування кваліфікованого електронного підпису та засобів криптографічного захисту;
8. Облік робочого часу та механізми контролю виконавчої дисципліни;
9. Організація роботи у режимі розподіленої інформаційної бази (РІБ);
10. Механізми інтеграції та обміну даними з прикладними рішеннями;
11. Використання «BAS Документообіг КОРП» як зовнішньої бібліотеки файлів.

Функціональні можливості "BAS Документообіг КОРП"

1. Управління документацією та доступом.

• Універсальність: Система підтримує роботу з будь-якими типами файлів. Кожна картка документа відповідає чинним нормам діловодства (зокрема Постанові КМУ №1153).

• Методологічна підтримка: До комплекту поставки входять 45 готових інструкцій, що спрощують адаптацію персоналу.

• Безпека та права доступу: Гнучке налаштування прав (читання, редагування, видалення) на рівні папок, видів документів та грифів доступу.

• Можливість призначення дозвільних та заборонних прав.

• Наявність аналітичних звітів для аудиту прав доступу з метою запобігання витоку конфіденційної інформації.

2. Реєстрація та контроль кореспонденції.

• Автоматизація обліку: Реєстрація вхідної та вихідної пошти з автоматичною генерацією складних реєстраційних номерів.

• Інструменти ідентифікації: Підтримка друку штрих-кодів та реєстраційних штампів безпосередньо на документах.

• Виконавча дисципліна: Автоматичний запуск бізнес-процесів розгляду та постановки на контроль.

• Система сповіщень виконавців про терміни та формування звітів щодо прострочених завдань.

• Повний цикл архівної обробки: формування справ, передача до архіву або знищення.

3. Робота зі зверненнями громадян.

Відповідно до ЗУ №393/96-ВР, система забезпечує:

• Облік первинних, повторних та дубльованих звернень.

• Спеціалізоване робоче місце для фахівця з повною історією листування.

• Контроль термінів розгляду через систему спеціалізованої звітності.

4. Повний життєвий цикл договорів.

Система автоматизує всі етапи договірної роботи:

• Підготовка та зовнішнє/внутрішнє погодження проектів.

• Багатовалютний облік та контроль фінансових зобов'язань.

• Автоматичне продовження (пролонгація) та моніторинг термінів дії.

• Контроль наявності супровідних документів та повернення примірників.

5. Потокове сканування та розпізнавання.

• Інтеграція з обладнанням: Підтримка будь-яких сканерів з інтерфейсом TWAIN.

• Інтелект системи: Автоматичне розпізнавання текстів та штрих-кодів, що дозволяє здійснювати повнотекстовий пошук навіть у відсканованих документах.

• Автозавантаження: Функція автоматичного імпорту файлів із мережевих каталогів зі збереженням структури папок.

6. Комунікації та спільна робота.

• Вбудована пошта: Дозволяє працювати з листуванням безпосередньо в системі, використовуючи ЕЦП для шифрування.

• Виконання завдань через Email: Можливість звітувати про виконання завдання простою відповіддю на поштове повідомлення.

• Контроль версій: Механізм блокування файлів при редагуванні виключає конфлікти версій. Система зберігає історію всіх змін із зазначенням автора та часу.

• Шаблони: Автоматичне заповнення реквізитів у документах (суми, контрагенти, дати) на основі налаштованих шаблонів.

7. Зв’язки та резолюції.

• Складна ієрархія: Налаштування багатосторонніх зв'язків між документами для швидкої навігації за історією взаємодії з контрагентом.

• Система резолюцій: Підтримка кількох резолюцій до одного документа, можливість їх завірення електронним підписом посадових осіб (як внутрішніх, так і зовнішніх).

• Контроль передачі: Облік руху паперових примірників та контроль термінів їх повернення від сторонніх організацій.

Управління бізнес-процесами та колективна робота

У рішенні "BAS Документообіг КОРП" реалізовано сучасний підхід до автоматизації спільної діяльності через механізм типових бізнес-процесів. Це дозволяє стандартизувати життєвий цикл документів та забезпечити прозорість виконання завдань.

Основні типи бізнес-процесів:

• Розгляд: Керівник виносить резолюцію, після чого документ автоматично спрямовується на виконання або ознайомлення.

• Узгодження: Підтримка паралельних, послідовних та змішаних циклів візування. Передбачено автоматичне повернення автору для опрацювання зауважень.

• Виконання: Призначення відповідальних осіб та співвиконавців із встановленням термінів та контролем результатів.

• Затвердження та Реєстрація: Офіційне засвідчення документа відповідальною особою та подальше присвоєння реєстраційних номерів службою діловодства.

• Ознайомлення та Доручення: Оперативна розсилка документів персоналу та контроль виконання разових завдань.

• Комплексні процеси: Автоматизована обробка вхідної та вихідної кореспонденції за повним циклом (від реєстрації до списання у справу).

Інструменти професійного управління:

• Рольова маршрутизація: Можливість призначати завдання не лише конкретним особам, а й ролям (наприклад, «Юрисконсульт» або «Головний бухгалтер»). Це гарантує безперервність процесу навіть у разі відсутності конкретного співробітника.

• Умовна маршрутизація: Вбудований конструктор дозволяє створювати гнучкі маршрути залежно від параметрів документа (наприклад, суми договору, категорії чи контрагента).

• Точний контроль термінів: Обчислення часу на виконання задач у днях, годинах та хвилинах з урахуванням індивідуальних графіків роботи.

• Ескалація та автоматизація: Система підтримує автоматичну передачу прострочених завдань керівництву або автоматичне закриття процесів за настання визначених умов.

• Ієрархія та зв’язки: Створення підпорядкованих бізнес-процесів дозволяє структурувати складні проєкти та відстежувати їх виконання в єдиному дереві завдань.

• Контроль якості (Hard Check): Можливість встановлення обов'язкових умов для завершення задачі (наприклад, обов'язкове прикріплення скан-копії або заповнення ключових полів), що мінімізує людський фактор.

Міжсистемна інтеграція бізнес-процесів

Унікальною особливістю "BAS Документообіг КОРП" є механізм «безшовної» інтеграції з іншими системами лінійки BAS (наприклад, «BAS Управління торгівлею»). Це дозволяє вибудовувати наскрізні процеси, які починаються в одній базі, проходять етап погодження в системі документообігу та фіналізуються в обліковій системі. Для користувача така взаємодія залишається прозорою та відбувається в єдиному робочому вікні.

Аналіз переваг для керівника:

1. Дисципліна: Система не дозволяє закрити завдання «просто так», вимагаючи підтвердження результату.

2. Гнучкість: Будь-який складний маршрут можна налаштувати без програмування через візуальний конструктор.

3. Ефективність: Автоматична передача завдань за ролями усуває простої в роботі компанії.

Управління проектною діяльністю в системі «BAS Документообіг КОРП»

Функціонал системи «BAS Документообіг КОРП» забезпечує комплексний супровід проектної діяльності шляхом ведення аналітичного обліку об'єктів (вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, файлів, процесів, заходів, задач тощо) у розрізі відповідних проектів. Програмний продукт надає інструментарій для автоматизації бізнес-процесів, спрямованих на реалізацію планів проектів.

1. Функціональні можливості системи.

У межах управління проектами передбачено наступні можливості:

• Ведення нормативно-довідкової інформації: Формування карток проектів та розробка ієрархічної структури робіт (WBS), що містить перелік проектних задач.

• Облік ресурсів: Реєстрація та контроль трудовитрат у розрізі окремих проектів.

• Інтеграція: Імпорт проектних даних із зовнішнього програмного забезпечення Microsoft Project (через файл формату XML).

• Візуалізація та моніторинг: Інструменти для роботи з планом проекту та використання діаграми Ганта для контролю часових показників.

• Звітність: Генерація аналітичних звітів за результатами проектної діяльності.

2. Регламент реалізації бізнес-процесу проекту.

Життєвий цикл проекту в системі автоматизовано за наступними етапами:

1. Ініціація (підготовка та запуск проекту).

2. Планування (визначення ресурсів та термінів).

3. Затвердження плану (погодження параметрів проекту).

4. Старт проектних робіт (активація задач).

5. Виконання (реалізація запланованих заходів).

6. Завершення (підбиття підсумків та архівація даних).

3. Аналітична звітність.

Для здійснення управлінського контролю в системі реалізовано наступні форми звітності:

• Поточний стан проектних задач: Відображення актуального статусу виконання етапів.

• Оперативний моніторинг термінів: Звіти щодо задач, запланованих до початку або завершення у найближчий звітний період.

• План-фактний аналіз термінів: Виявлення та аналіз відхилень від встановлених планових строків.

• План-фактний аналіз трудовитрат: Порівняння фактично використаних ресурсів із запланованими показниками.

Регламентація процесів організації заходів у «BAS Документообіг КОРП»

Автоматизація процесів підтримки заходів (нарад, конференцій, засідань тощо) спрямована на оптимізацію часових витрат на етапі підготовки, спрощення процедур взаємодії з учасниками, а також забезпечення системного обліку та контролю виконання прийнятих рішень.

1. Об’єкти та напрями автоматизації.

Система забезпечує підтримку повного циклу управління заходами, включаючи:

• Класифікацію заходів: Робота з внутрішніми, зовнішніми та протокольними заходами (засідання рад директорів, колегіальних органів тощо).

• Управління ресурсами: Автоматизоване бронювання приміщень та підбір оптимального часу проведення з урахуванням графіків зайнятості учасників.

• Документальний супровід: Формування програм заходів та протоколювання результатів.

• Контрольну функцію: Фіксація управлінських рішень та моніторинг їх реалізації у встановлені строки.

2. Етапи бізнес-процесу управління заходом.

Процес реалізується через послідовне виконання таких стадій:

І. Підготовка:

• Планування складу учасників, визначення місця та регламенту часу.

• Формування та погодження програми заходу.

• Підготовка інформаційних матеріалів та їх автоматизована розсилка учасникам.

ІІ. Проведення:

• Реєстрація фактичної присутності/відсутності запрошених осіб.

• Фіксація ключових тез та прийнятих у процесі обговорення рішень.

ІІІ. Оформлення та затвердження результатів:

• Підготовка проєкту протоколу за результатами заходу.

• Запуск циклу погодження та затвердження протоколу відповідальними особами.

IV. Виконання рішень:

• Постановка задач на виконання пунктів протоколу та контроль їх завершення.

3. Аналітична звітність та оцінка ефективності.

Для проведення аудиту та аналізу ефективності організації заходів у системі передбачено типові форми звітності, що дозволяють відстежувати:

• Кількісні показники: Динаміка проведення заходів та розподіл за видами (категоріями).

• Часові показники: Сумарні витрати робочого часу на підготовку та участь у заходах.

• Виконавчу дисципліну: Виявлення фактів порушення строків організаторами, ігнорування заходів учасниками або пропущених термінів виконання рішень.

Організація щоденної оперативної діяльності в «BAS Документообіг КОРП»

Для оптимізації робочого часу та підвищення ефективності виконання посадових обов'язків у системі реалізовано персоналізовані інструменти моніторингу задач та контролю поточної діяльності.

1. Робоча область «Поточні справи».

Вікно «Поточні справи» є центральним інтерфейсом користувача, що автоматично відкривається при завантаженні системи. Воно забезпечує консолідацію ключової управлінської та оперативної інформації:

• Контроль завдань: Відображення актуальних задач користувача та зведених даних про завдання підлеглих (для співробітників з керівними повноваженнями).

• Інформаційний моніторинг: Візуалізація подій календаря, нових повідомлень електронної пошти, обговорень на форумі та запланованих заходів.

• Робота з документацією: Швидкий доступ до актуальних документів, що перебувають на опрацюванні.

• Облік часу та присутності: Відображення даних щодо обліку робочого часу та віджету «Відсутності», який містить актуальний реєстр співробітників, що перебувають поза межами офісу (відрядження, відпустки, дистанційна робота тощо).

2. Управління завданнями через вікно «Мої завдання».

Спеціалізований інтерфейс «Мої завдання» структурує робочий процес за допомогою двох функціональних закладок:

• «Завдання мені»: Акумулює всі доручення, призначені безпосередньо користувачеві, отримані через механізм рольової адресації або в порядку делегування повноважень.

• «Завдання від мене»: Дозволяє здійснювати моніторинг виконання задач, автором (ініціатором) яких є поточний користувач.

Для систематизації значних масивів даних передбачено механізм кольорового маркування (прапорців). Це дозволяє користувачеві класифікувати завдання за пріоритетністю, складністю або іншими суб'єктивними критеріями для ефективного планування робочого дня.

Механізми пошуку інформації в системі «BAS Документообіг КОРП»

Електронний документ у системі є структурованим об'єктом, що поєднує набір обов'язкових реквізитів (метаданих) та змістовну частину (файли-вкладення). Така архітектура дозволяє використовувати як атрибутивні, так і контекстні дані для оперативного пошуку інформації.

1. Атрибутивний пошук (за реквізитами).

Система дозволяє здійснювати пошук документів за будь-яким набором полів, заповнених у картці об'єкта. Це включає:

• Реєстраційні дані (номер, дата);

• Контрагентів та кореспондентів;

• Відповідальних осіб та підрозділи;

• Проектні приналежності та суми.

2. Повнотекстовий пошук.

Для забезпечення максимальної ефективності вилучення даних реалізовано механізм повнотекстового пошуку, який охоплює:

• Усі поля карток документів: Включно з додатковими реквізитами та коментарями.

• Вміст файлів: Пошук здійснюється безпосередньо у тексті версій файлів популярних форматів (Microsoft Office, PDF, TXT тощо).

• Морфологічний аналіз: Система автоматично враховує граматичні форми та відмінювання слів українською, англійською та російською мовами, що забезпечує високу точність видачі результатів незалежно від форми пошукового запиту.

3. Переваги для користувача.

• Висока швидкість доступу: Можливість знайти необхідний документ за фрагментом тексту або неповними даними.

• Наскрізний пошук: Одночасна обробка даних у документах, файлах, задачах та заходах.

• Гнучкість фільтрації: Використання складних умов та логічних операторів для уточнення результатів пошуку.

Застосування кваліфікованого електронного підпису та засобів криптографічного захисту

У системі «BAS Документообіг КОРП» реалізовано повноцінну підтримку механізмів кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та шифрування даних. Даний функціонал забезпечує юридичну значущість електронного документообігу та конфіденційність інформації згідно з чинним законодавством України.

1. Сфери застосування КЕП у системі.

Користувачі мають можливість накладати та верифікувати електронний підпис для таких об'єктів:

• Документація: Вхідні, вихідні та внутрішні документи.

• Бізнес-процеси: Підтвердження виконання окремих етапів або погодження документів у межах процесів.

• Файловий обмін: Шифрування об'єктів для обмеження доступу та розшифрування уповноваженими особами.

2. Інтеграція з сервісом ІТС «Підпис».

Для забезпечення стабільної роботи з криптографічними операціями рекомендовано використання спеціалізованого сервісу ІТС «Підпис». Ключові переваги сервісу включають:

• Універсальність: Підтримка ключів усіх акредитованих центрів сертифікації ключів (АЦСК) України. 

• Сумісність форматів: Робота з розширеними типами підписів сімейства CAdES, що забезпечують різний рівень доказової сили та довгострокового зберігання: 

• CAdES-BES (базовий підпис);

• CAdES-T (із міткою часу); 

• CAdES-X Long / Trusted (із повним набором даних для перевірки та довгостроковим підтвердженням).

3. Переваги впровадження КЕП.

• Юридична сила: Забезпечення автентичності та цілісності документів без необхідності їх дублювання на папері.

• Безпека даних: Захист змісту файлів від несанкціонованого перегляду за допомогою алгоритмів шифрування.

• Прозорість перевірки: Автоматичне відображення статусу валідності підпису безпосередньо в інтерфейсі програми.

Облік робочого часу та механізми контролю виконавчої дисципліни

Система «BAS Документообіг КОРП» забезпечує інструментарій для детальної фіксації та аналізу трудовитрат персоналу. Наявність об’єктивних даних про використання робочого часу дозволяє керівництву приймати обґрунтовані управлінські рішення щодо оптимізації бізнес-процесів та навантаження на співробітників.

1. Система щоденної звітності.

У програмному продукті реалізовано механізм щоденних звітів, у яких співробітники фіксують наступні дані:

• Часові показники: Тривалість виконання операцій.

• Аналітичні розрізи: Прив’язка робіт до конкретних проектів та видів діяльності.

• Змістовна частина: Детальний опис виконаних завдань.

• Статус присутності: Фіксація відсутності на робочому місці із зазначенням причин (планова відпустка, відрядження, дистанційна робота тощо).

2. Аналітична звітність для керівництва.

На основі накопичених відомостей система дозволяє формувати консолідовану звітність за різними параметрами:

• Витрати часу в розрізі структурних підрозділів.

• Аналіз завантаженості персоналу за видами робіт.

• Порівняльні звіти за довільні часові періоди.

3. Планування та календарне управління.

Функціонал календарного планування дозволяє систематизувати робочий графік як окремого співробітника, так і організації в цілому:

• Ведення календарів: Підтримка персональних та загальних (колективних) календарів.

• Синхронізація об’єктів: Можливість автоматичного створення записів у календарі на підставі документів, задач, листів електронної пошти або запланованих заходів.

• Оптимізація комунікацій: Автоматизований підбір часу для проведення спільних заходів з урахуванням графіків зайнятості всіх запрошених учасників.

Організація роботи у режимі розподіленої інформаційної бази (РІБ)

Система «BAS Документообіг КОРП» підтримує технологію розподілених інформаційних баз (РІБ), що дозволяє об’єднати територіально віддалені підрозділи чи філії підприємства в єдиний інформаційний контур. Дане рішення забезпечує синхронізацію даних між центральним вузлом та периферійними базами за відсутності постійного високошвидкісного з’єднання з сервером.

Механізми інтеграції та обміну даними з прикладними рішеннями

Система «BAS Документообіг КОРП» розроблена як відкрита інформаційна система, що забезпечує високу ступінь інтеграції з іншими компонентами цифрової екосистеми підприємства. Це дозволяє створити єдиний інформаційний простір та забезпечити безперервність бізнес-процесів між різними функціональними підсистемами.

Використання «BAS Документообіг КОРП» як зовнішньої бібліотеки файлів

Система «BAS Документообіг КОРП» володіє інструментарієм для функціонування у ролі зовнішньої бібліотеки файлів стосовно інших інформаційних систем підприємства. Взаємодія між прикладними рішеннями реалізується за допомогою архітектури веб-сервісів, що забезпечує стабільний та високошвидкісний обмін даними.

1. Функціональні переваги використання системи як сховища.

Застосування програми як спеціалізованої бібліотеки файлів дозволяє вирішити ряд стратегічних завдань:

• Оптимізація обсягів баз даних: Розвантаження основної облікової системи підприємства шляхом перенесення збережених файлів (скан-копій, медіафайлів, технічної документації) до «BAS Документообіг КОРП».

• Централізація активів: Створення єдиного репозиторію для зберігання неструктурованої інформації, що забезпечує надійність та зручність адміністрування даних.

• Інтеграція в загальні бізнес-процеси: Файли, приєднані до об'єктів зовнішніх інформаційних баз, автоматично стають частиною загального документообігу, що дозволяє залучати їх до процесів погодження, підписання КЕП та архівування.

• Крос-платформний доступ: Організація спільного доступу до файлів для різних інформаційних систем та сторонніх додатків у межах корпоративної мережі.

2. Забезпечення безпеки та цілісності.

Використання веб-сервісів для роботи з файлами гарантує:

• Контроль доступу: Розмежування прав користувачів на перегляд та редагування об'єктів.

• Версіонування: Автоматичне збереження історії змін файлів, що надходять із зовнішніх систем.

• Безпеку передачі: Захищений протокол взаємодії між прикладними рішеннями.

3. Економічна та технічна ефективність.

Впровадження моделі «бібліотеки файлів» дозволяє підприємству уніфікувати роботу з документацією, знизити вимоги до апаратної частини облікових систем та забезпечити високу швидкість пошуку необхідної інформації в єдиному масиві даних.